Datenschutzordnung BSF Hamborn 07 e. V. topfit

 

Präambel

Der BSF Hamborn 07 e. V. topfit verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u. a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auch an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt (z.B. Rehasportzentrale, Milon Cloud, Inkasso, Bildungsträger). In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten zu beachten.
 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

  1. Der Verein verarbeitet Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung der Mitgliedschaft im Verein.
     
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Nationalität, Datum des Vereinsbeitritts,Abteilungszugehörigkeit (z. B. Rehasport), Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummer und E-Mail-Adressen, Grunddaten der Trainingsplanung, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit  bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
     
  3. Zum Erwerb einer Qualifikation oder Lizenz werden die entsprechenden personenbezogenen Daten an den jeweiligen Bildungsträger weitergegeben.
     
  4. Personenbezogene Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
     
  5. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Sportgruppe und besondere Ereignisse an denen die Personen beteiligt oder mitgewirkt haben.
     
  6. Bankdaten, Anschrift und Kontaktdaten werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins werden im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (Vereinsaktivitäten) personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung (geplant) und in Sozial Medien veröffentlicht und/oder an lokale, regionale und/oder überregionale Printmedien übermittelt.
     
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugängliche Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Alter oder Geburtsjahr.
     
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltung gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
     
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, soweit erforderlich, veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

  1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe den Ressort Allgemeine Verwaltung (Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
     
  2. Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung (Geschäftsführer) stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
     
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
     
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschriften als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
     
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren privaten E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

§ 7 Verpflichtung und Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein eine Datenschutzbeauftragen bzw. eine Datenschutzbeauftragte zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist eine interne Datenschutzbeauftragte zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der Geschäftsführung bzw. der Ressortleitung Allgemeine Verwaltung. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
     
  2. Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
     
  3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigungen der Geschäftsführung bzw. Ressortleitung Allgemeine Verwaltung. Für den Betrieb eines Internetsauftritts haben die Abteilungen und Gruppen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber die Ressortleitung Allgemeine Verwaltung weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen der Ressortleitung Allgemeine Verwaltung, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können mit den Sanktionsmitteln geahndet werden.

 

§ 11 Rechte der betroffenen Personen (Mitglieder)

Der betroffenen Personen (Mitglied) stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachstehenden Rechte zu:

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO
  • das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
  • das Recht, eine Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne das die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

 

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins zum 25.05.2018 in Kraft.

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